Politica de supraveghere video

 POLITICA PRIVIND SUPRAVEGHEREA VIDEO GERMAN TOP TRADING SRL

Ultima actualizare: 25 noiembrie 2023

1. Motivul legitim și temeiul juridic al supravegherii video

Utilizarea sistemului de supraveghere video este necesară pentru a menține un climat social optim și pentru a spori siguranța, securitatea și controlul accesului în incintele societății GERMAN TOP TRADING SRL, astfel cum este prevăzut de Legea nr. 333/2003 privind paza obiectivelor, bunurilor, valorilor și protecția persoanelor, precum și Hotărârea Guvernului nr. 301/2012 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a Legii nr. 333/2003 privind paza obiectivelor, bunurilor, valorilor și protecția persoanelor. Temeiurile legale ale prelucrării datelor cu caracter personal le reprezintă art. 6 alin. 1 litera c) din Regulamentul (UE) 2016/679 – prelucrarea este necesară în vederea îndeplinirii unei obligații legale care îi revine operatorului și art. 6 alin. 1 litera f) din Regulamentul (UE) 2016/679 – prelucrarea este necesară în scopul intereselor legitime urmărite de operator sau de o parte terță.

Cadru legal:

1. a) Legea nr. 333 din 8 iulie 2003 privind paza obiectivelor, bunurilor, valorilor şi protecția persoanelor, cu modificările şi completările ulterioare;
2. b) Hotărârea nr. 301 din 11 aprilie 2012 pentru aprobarea Normelor Metodologice a Legii nr. 333/2003 privind paza obiectivelor, bunurilor, valorilor și protecția persoanelor;
3. c) Regulamentul (UE) 2016/679 al Parlamentului European și al Consiliului prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Directivei 95/46/CE (Regulamentul general privind protecția datelor)
4. d) Instrucțiunile Autorității Europene de Protecție a Datelor Personale privind supravegherea video
5. e) Legea nr. 190/2018 privind măsuri de punere în aplicare a Regulamentului (UE) 2016/679 al Parlamentului European și al Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Directivei 95/46/CE (Regulamentul general privind protecția datelor)

2. Scopul și sfera politicii privind supravegherea video

GERMAN TOP TRADING SRL operează un sistem de supraveghere video pentru a preveni, descuraja, gestiona și ancheta incidentele de siguranță și securitate, precum și pentru protecția persoanelor, a bunurilor (de incendii, furturi, efracții, atacuri sau de orice altă amenințare). Sistemul de supraveghere video sprijină realizarea scopurilor comune legate de securitate și acces, prin monitorizarea unor zone și evenimente specifice. Sistemul face parte din măsurile menite să sprijine politicile de securitate ale GERMAN TOP TRADING SRL.

Operatorul de date personale pentru operațiunea de procesare a supravegherii video este GERMAN TOP TRADING SRL.

Această politică stabilește mecanismele de utilizare a sistemul de supraveghere video, precum și măsurile adoptate de GERMAN TOP TRADING SRL pentru a proteja datele personale și viața privată a persoanelor aflate în incinta GERMAN TOP TRADING SRL și în imediata sa apropiere.

Elementele acestei politici de supraveghere sunt aplicabile în toate spațiile GERMAN TOP TRADING SRL.

3. Asigurare operării sistemului de supraveghere video în conformitate cu prevederile legislative referitoare la viața privată și protecția datelor

3.1. Revizuirea sistemului actual

Procedurile GERMAN TOP TRADING SRL sunt revizuite periodic, pentru a se asigura conformitatea cu prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 al Parlamentului European și al Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Directivei 95/46/CE (Regulamentul general privind protecția datelor).

3.2. Conformitatea

GERMAN TOP TRADING SRL procesează imaginile în conformitate cu prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 al Parlamentului European și al Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Directivei 95/46/CE (Regulamentul general privind protecția datelor) si al Legii nr. 190/2018 privind măsuri de punere în aplicare a Regulamentului (UE) 2016/679 al Parlamentului European și al Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Directivei 95/46/CE (Regulamentul general privind protecția datelor).

3.3. Sistemul CCTV

Sistemul Closed-circuit television (CCTV) al GERMAN TOP TRADING SRL poate fi supus periodic unei analize de risc pentru fiecare cameră de supraveghere în parte. Pe baza analizelor și cu obiectivul de a reduce la minimum monitorizarea zonelor care nu sunt relevante pentru scopurile avute în vedere, localizarea camerelor și unghiurile de vizionare pot fi modificate, înlocuite sau confirmate.

3.4. Transparența

Politica privind supravegherea video este disponibilă si se regăsește in format fizic, la sediul unității medicale.

3.7. Revizuirea politicii

Operatorul sistemului efectuează o revizuire a proporționalității utilizării sistemului de supraveghere video asupra protecției datelor cu caracter personal la fiecare doi ani. În cursul acestor revizuiri periodice, va aprecia dacă:

• există în continuare nevoie de un sistem de supraveghere video;
• sistemul continuă să servească scopului său declarat;
• nu există, în continuare, alternative adecvate.

Revizuirile periodice vor acoperi, de asemenea, și alte probleme identificate pe durata exploatării sistemului, în special dacă politica GERMAN TOP TRADING SRL de supraveghere video continuă să respecte legislația și instrucțiunile în vigoare și dacă este respectată în practică.

3.8. Soluții tehnologice care respectă viața privată

La comenzile de echipamente noi pentru sistem și, în măsura posibilului, GERMAN TOP TRADING SRL va utiliza soluțiile tehnologice optime, care să se ridice la standardele și nivelul ultimelor tehnologii disponibile.

4. Zonele aflate sub supraveghere

Amplasarea camerelor de supraveghere și a unghiurilor de vizionare ale acestora se bazează  pe o analiză a riscului, asigurându-se orientarea camerelor exclusiv către zonele cele mai importante din proximitatea si interiorul clădirilor.

Pentru a monitoriza punctele de intrare și ieșire ale incintelor GERMAN TOP TRADING SRL, sunt prevăzute camere de supraveghere. În plus, sunt prevăzute camere care monitorizează puncte de legătură, precum și proximitatea anumitor zone de importanță majoră care necesită o securizare suplimentară, cum ar fi locurile de păstrare, depozitare şi manipulare a suporturilor de stocare a documentelor și zonele de acces restricționat publicului.

Nu se monitorizează zonele susceptibile să ofere un grad mai ridicat de discreție, cum sunt birourile. Spațiile susceptibile să ofere un grad maxim de discreție, cum sunt toaletele, vestiarele sau alte locații similare, nu sunt monitorizate niciodată.

Monitorizarea efectuată în afara perimetrului incintelor GERMAN TOP TRADING SRL este limitată către minim.

5. Categorii de date personale colectate și scopul colectării acestora

5.1. Caracteristici tehnice ale sistemului

Sistemul GERMAN TOP TRADING SRL de supraveghere video este un sistem convențional. Toate camerele de supraveghere funcționează 24 ore/zi, 7 zile/săptămână. Calitatea imaginii în majoritatea cazurilor permite identificarea persoanelor aflate în zona de acoperire a camerei de supraveghere. Aceasta înregistrează imagini digitale înregistrându-se, imaginile captate, precum și timpul, data și locul. Nu utilizăm tehnologie de recunoaștere facială sau supraveghere video inteligentă, nu interconectăm sistemul nostru cu alte sisteme și nu utilizăm înregistrările audio sau „CCTV cu sunet”.

5.2. Scopul supravegherii video

GERMAN TOP TRADING SRL utilizează sistemul de supraveghere pentru a garanta siguranța, securitatea și controlul accesului. Sistemul de supraveghere contribuie la controlarea accesului în clădiri si spatiile deschise deținute, și asigură securitatea și siguranța clădirilor, a personalului și a vizitatorilor, precum și bunurile și documentele prezente sau păstrate în sediu.

Sistemul de supraveghere video ajută la prevenirea, descurajarea, gestionarea și, dacă este necesar, anchetarea incidentelor legate de siguranță și securitate, a potențialelor amenințări sau a accesului fizic neautorizat, inclusiv a accesului neautorizat în clădiri sau la infrastructura IT.

5.3. Limitarea scopului

Sistemul nu este utilizat în alte scopuri decât cele menționate mai sus. De exemplu, nu este utilizat pentru a monitoriza prezența angajaților. Sistemul nu este utilizat nici ca instrument de anchetă în alte scopuri decât cele descrise mai sus, cu excepția cazului în care este vorba de un incident de siguranță fizică sau de o infracțiune. Înregistrările pot fi transmise organelor de anchetă în cadrul unei investigații oficiale.

5.4. Camerele web

GERMAN TOP TRADING SRL nu utilizează camere web în scopuri legate de asigurarea siguranței și securității.

5.5. Categorii speciale de date

Sistemul de supraveghere video al GERMAN TOP TRADING SRL nu are drept scop colectarea unor categorii speciale de date, cum ar fi originea rasială sau etnică, opiniile politice, credințele religioase sau filosofice, apartenența la sindicate sau date privind sănătatea sau orientarea sexuală. Cu toate acestea, sistemul poate prelucra date personale speciale privind sănătatea în situația în care printre vizitatori se află persoane cu deficiențe de vedere sau persoane cu dizabilități fizice ( de exemplu, cele aflate în cărucioare sau care folosesc rampa de acces destinată acestora).

Sistemul CCTV monitorizează aria minimă necesară pentru a asigura siguranța și securitatea clădiriilor. Având în vedere nivelul înalt al expunerii imobilelor detinute de GERMAN TOP TRADING SRL din perspectiva securității (perimetrul acestora este ușor accesibil), intrările și perimetrul in imobilele GERMAN TOP TRADING SRL sunt echipate cu camere de supraveghere. Scopul utilizării acestor camere nu este de a înregistra sau procesa categorii speciale de date, nici de a viza un individ, ci de a fi capabil de a preveni, a evalua și a ancheta incidente legate de securitate.

Operatorii sistemelor de monitorizare beneficiază de instructaje periodice cu privire la protecția datelor și la drepturile fundamentale.

6. Dreptul de acces la informații și beneficiarii acestora

6.1. Personalul intern de securitate și întreținere

GERMAN TOP TRADING SRL va putea externaliza operațiunile sale de supraveghere video.

Imaginile video sunt accesibile numai angajaților însărcinați cu monitorizarea video, pe baza principiului necesitații de a cunoaște. Angajații însărcinați cu monitorizarea video au acces la înregistrări numai cu acordul expres al conducerii GERMAN TOP TRADING SRL și în baza protocoalelor de confidențialitate încheiate.

Descărcarea înregistrărilor pe suporturi media externe (cum ar fi DVD-uri sau chei USB) sunt întotdeauna înregistrate în registre speciale si pot fi efectuate exclusiv de angajații însărcinați cu monitorizarea video ai GERMAN TOP TRADING SRL.

Întreținerea sistemului de supraveghere video este, de asemenea, efectuată de GERMAN TOP TRADING SRL.

6.2. Dreptul de acces la datele personale

Politica de securitate a GERMAN TOP TRADING SRL cu privire la supravegherea video precizează și documentează cine are acces la înregistrările de supraveghere video și/sau la arhitectura tehnică a sistemului de supraveghere video, în ce scop și în ce constau drepturile respective de acces. În special, documentul precizează cine are dreptul:

• să vizioneze imaginile în timp real;
• să vizioneze imaginile înregistrate;
• să copieze;
• să descarce;
• să șteargă;
• să modifice imagini.

Drepturile de acces sunt stabilite prin decizia organelor de conducere a GERMAN TOP TRADING SRL

6.3. Instruirea personalului cu privire la protecția datelor personale

Tot personalul cu drepturi de acces, inclusiv agenții de securitate și tehnicienii de întreținere, beneficiază de instructaj cu privire la protecția datelor.

6.4. Angajamente privind confidențialitatea

Personalul cu drepturi de acces, inclusiv personalul extern care efectuează operațiuni CCTV sau de întreținere a sistemului, semnează angajamente de confidențialitate pentru a garanta că nu transmit, nu arată sau nu divulgă nimănui în niciun fel conținutul imaginilor de supraveghere video, cu excepția destinatarilor autorizați.

6.5. Transferuri si comunicări

Informațiile colectate ca urmare a procesării datelor personale, inclusiv imaginile CCTV, pot fi comunicate organelor judiciare sau de aplicare a legii pentru a ancheta sau urmări fapte penale. Aceste transferuri nu se efectuează decât la cerere. Nu au loc transferuri periodice sau de rutină.

De asemeni, persoanele vizate de această prelucrare a datelor pot  solicita GERMAN TOP TRADING SRL, in baza unei cereri scrise, supusă  aprobării conducerii, accesul la datele personale prelucrate prin intermediul înregistrărilor video.

7. Protejarea datelor personale

Pentru a proteja securitatea sistemului de supraveghere video ca întreg, inclusiv a datelor personale, se pun în practică o serie de măsuri tehnice și organizaționale.

Se iau toate măsurile posibile, tehnice și fizice, pentru a asigura securitatea sistemului și asigurarea protecției datelor, printre altele:

• personalul (extern și intern) semnează acorduri de nedezvăluire și confidențialitate;
• utilizatorilor li se acordă drepturi de acces numai la acele resurse care sunt strict necesare pentru a-și putea desfășura activitatea (pe baza necesității de a cunoaște);
• întocmirea unei liste actualizate a tuturor funcțiilor/posturilor care au acces la sistem în permanență și descrie drepturile lor de acces.

8. Păstrarea datelor

Perioada de păstrare a imaginilor captate de sistemul de supraveghere video este de 30 de zile. Această perioadă de păstrare este esențială pentru investigațiile de securitate, deoarece din cauza prezenței utilizatorilor în diverse locuri de activitate, în multe cazuri reclamațiile sunt depuse după multă vreme de la incident.

Dacă este nevoie ca o imagine să fie păstrată pentru investigații ulterioare sau pentru a aduce dovezi în cazul unui incident de securitate, aceasta poate fi păstrată pe durata anchetei și, dacă este necesar, poate fi arhivată, odată cu ancheta, pentru o perioadă de până la trei ani.

9. Furnizarea de informații către public

Furnizăm publicului (aceluia care trece pe lângă perimetrul GERMAN TOP TRADING SRL și/sau aceluia care intră în incinta GERMAN TOP TRADING SRL) informații cu privire la supravegherea video cu eficacitate și în mod detaliat. In acest scop, urmăm o abordare multistratificată, care constă dintr-o combinație a următoarelor metode:

• note de informare scrise, la fața locului pentru a alerta publicul (trecători, șoferi, vizitatori, personal etc.) cu privire la faptul că are loc o monitorizare și furnizarea unor informații esențiale cu privire la procesare;
• disponibilitatea acestei politici de supraveghere video la sediul societății si pe pagina sa de internet.

10. Drepturile de acces, rectificare și ștergere a datelor personale

Persoanele vizate au dreptul de a avea acces la datele personale pe care le deținem cu privire la aceștia și de a le corecta și completa. Orice solicitare de acces, rectificare și/sau ștergere a datelor personale trebuie transmisă în scris către:

GERMAN TOP TRADING SRL

Mun. București, Sector 3, Bd. Theodor Pallady nr. 42 B

Email: office@gttmotors.ro

De asemenea, pentru orice solicitare referitoare la datele cu caracter personal, persoanele vizate pot contacta in mod direct Responsabilul nostru cu Protecția Datelor (DPO), la adresa de email dpo@battlegroup.ro.

Vom răspunde solicitărilor în mod amănunțit, în termen de 30 zile calendaristice. Dacă nu este posibil, solicitantul este informat cu privire la etapele ulterioare și motivul amânării în 30 zile. Chiar și în cele mai complexe cazuri, se va acorda acces sau un răspuns final motivat dacă se respinge solicitarea, în termen de cel mult 3 luni. Se vor lua toate măsurile pentru a răspunde mai devreme, în special dacă solicitantul declară că cererea este urgentă.

Dacă se solicită în mod specific, solicitantul poate obține o copie a imaginilor înregistrate, cu anonimizarea imaginilor ce privesc alte persoane. In cazul unei astfel de cereri, solicitanții trebuie să-și declare identitatea dincolo de orice bănuială și, ori de câte ori este posibil, să indice, de asemenea, data, timpul, locul și circumstanțele în care au fost filmați de cameră. Trebuie, de asemenea, să furnizeze o fotografie proprie recentă, care să permită personalului de securitate să-i identifice în imaginile analizate.